Qui trình hoạt động các bộ phận trong khách sạn Cửa Lò
 

Khách sạn cửa Lò được chia theo chức năng thành 5 bộ phận riêng biệt: phòng , các nhà hàng & quầy uống , kế toán , tiếp thị thương mại và nhân sự. Các trưởng bộ phận này báo cáo trực tiếp trên GM. Mỗi bộ phận được Chia cắt thành các tổ chuyên trách nhỏ. Việc phân nhỏ 5 bộ phận lớn thể hiện sự chuyên môn hóa công việc cao hơn do đó kiến thức các kỹ năng của công chức trong mỗi đơn vị nhỏ cũng sâu hơn.
A. Bộ phận phòng:
Bộ phận phòng thực hành chức năng cho thuê phòng của khách sạn. Khách đăng ký phòng phải được tiếp nhận , tình hình phòng trống , phòng có khách phải được cập nhật hằng ngày. Khách phải được đáp lại ngay qua thơ từ hoặc qua điện thoại. Khi khách ở khách sạn , vệ sinh sạch sẽ các khu vực công cộng cũng như khu vực tiền sảnh phải được chắc chắn. Ví như khách có thắc mắc gì , phải được giải quyết ngay. Đây là một số chức năng quan trọng của các bộ phận phòng. Để thực hành , bộ phận phòng được chia thành một công việc chuyên sâu hơn. Trong nhiều trường hợp , các đơn vị nhỏ này cũng được xem như các bộ phận phòng ban:

- Bộ phận tiền sảnh ( Front-office ): đón tiếp khách khi khách đến khách sạn để làm thủ tục đăng ký và trả phòng. Các điện thoại viên của khách sạn và các chức năng báo cáo liên lạc phục vụ khách đều nằm ở bộ phận Front-office. Công chức phụ trách hành lý của khách cũng thuộc bộ phận này.
- Tổ đặt phòng ( Reservations ): tiếp nhận khách và theo dõi chặt các phòng được đăng ký trước ở khách sạn.
- Bộ phận tầng phòng: Chịu trách nhiệm lau dọn phòng ở của khách sạn và các nơi công cộng trong khách sạn.
- Bộ phận bảo vệ: phụ trách chắc chắn không có các mối nguy hiểm hoặc rủi ro cho khách.
- Bộ phận kỹ thuật: phụ trách về việc vận hành và bảo trì tất cơ sở vật chất của khách sạn , bao gồm: Điện , cơ khí , hệ thống giao thông sưởi , máy Hài hòa không khí , bơm , thực hành những sửa chữa nhỏ và tu bổ trang thiết bị.
Trong bộ phận phòng có rất nhiều công việc phụ thuộc lẫn nhau , bởi thế rất cần sự điều phối chặt các hoạt động giữa các đơn vị nhỏ.
Giữa bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) và bộ phận đặt phòng khách sạn cửa lò có mối liên tưởng khăng khít. Mỗi ngày tổ đặt phòng ( Reservations ) phải báo cáo trước cho bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) số phòng trống để chắc chắn việc luôn cập nhật hóa số lượng phòng trong tình trạng sẵn sàng có thể cho thuê. Ngược lại , bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) phải cho tổ đặt phòng biết số khách tự đến thuê phòng ( họ là những người không đặt phòng trước ).
tương tự như thế , giữa bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) và bộ phận phục vụ phòng ( Housekeeping ) cũng có những mối liên tưởng. Các báo cáo về tình hình Nhà ở phải có hai chiều: Khi khách làm thủ tục trả phòng ( check-out ) , bộ phận tiền sảnh ( front-office ) phải báo cáo cho bộ phận phục vụ phòng ( housekeeping ) để bộ phận này lau dọn phòng. Mỗi khi căn phòng được lau dọn xong , Housekeeping phải báo cáo cho bộ phận tiền sảnh để họ có thể cho khách thuê. Đó là ví dụ về hình thái giao tế tương hỗ. Các mắc xích khác trong bộ phận phòng minh họa cho hình thái phụ thuộc liên tục , diễn ra khi đầu ra của một đơn vị kia.
Cũng như thế , bộ phận phòng chẳng thể cung cấp một phòng đủ tiêu chuẩn cho khách nếu bộ phận giặt ủi không cung cấp đủ khăn sạch hoặc drap trải giường.
Một ví dụ khác liên tưởng đến sự truyền đạt cho nhau những báo cáo từ bộ phận này qua bộ phận khác: Bộ phận kỹ thuật chẳng thể nào thay thế một công tắc đèn bị hỏng trong phòng khách nếu bộ phận các tầng phòng không thông báo.
Đó là những ví dụ mối phụ thuộc tương hỗ và liên tục tồn tại giữa các đơn vị riêng lẻ trong bộ phận phòng. Để quản lý một cách hiệu quả trong trường hợp có những mối phụ thuộc trên , đòi hỏi kế hoạch , thủ tục , chương trình hành động phải được chương trình hóa và thời kì được quy định rỏ rành. Việc kết hợp giữa các đơn vị ấy phải luôn luôn liên tưởng trực tiếp với nhau.
B. Bộ phận nhà hàng & quầy uống:
chức năng chính của bộ phận nhà hàng & quầy uống là cung cấp thức uống và đồ uống cho các thực khách của khách sạn. Khi lữ quán chỉ có một phòng ăn thì công việc rất đơn giản.
Nhưng với một khách sạn 500 phòng thì mọi việc sẽ không đơn giản hơn nhiều. Có khả năng sẽ có một quầy giải khát xinh xẻo bên bờ hồ bơi , một tổ phục vụ tại phòng ( chuyên phục vụ thức ăn , đồ uống tại phòng ) , một quầy rượu ở phòng đọc báo , một quầy rượu ở khu vực tiền sảnh v.v… Đó là những khu vực đem lại lợi tức cho bộ phận nhà hàng & quầy uống , đôi khi cộng tất cả lại có đến 19 điểm phục vụ thức ăn và đồ uống biệt lập , không kể tổ phục vụ tại phòng! Đại khái tất thảy những điểm phục vụ này đều có chức năng riêng của mình trong hoạt động rộn rã của khách sạn. Một số nơi khác , không chỉ đơn giản về chức năng phục vụ ăn uống bình thường mà còn có những chức năng phục vụ khác trong chu kì 24 tiếng đồng hồ. Từ thời gian này , có thể nói là hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống là những hoạt động khôn cùng Đa chủng và phong phú. Ngoại giả , đề nghị về kỹ năng trong bộ phận này cũng rất đặc biệt. Vì có nhiều phần việc có chức năng khác nhau trong bộ phận nhà hàng & quầy uống.
- Hãy bắt đầu với tổ chức “chế biến sản phẩm” hay là bộ phận “nhà bếp”. Trong khách sạn 500 phong , người đứng đầu của đơn vị này là bếp trưởng ( executive chef ) người này trong bất luận mỗi khách sạn hạng nhất nào cũng có Cướp lấy quyền thế và quyền hạn lớn. Dưới bếp trưởng là một loạt các đầu bếp phụ trách các khu vực bếp khác nhau. Khách sạn càng lớn bao lăm thì tổ chức nhà bếp cũng không đơn giản bấy nhiêu.
- phục vụ khách trong nhà hàng là nhiệm vụ của bộ phận riêng biệt: Bộ phận “phục vụ bàn”. Trong khách sạn lớn , không có gì lạ hoặc đặc biệt một trợ lý Giám Đốc các nhà hàng riêng lẻ của các quầy rượu và quầy thực phẩm , quản đốc nhà hàng , các công chức “phục vụ bàn” và công chức quét dọn. Ở các khách sạn tầm vóc còn có bộ phận đặc biệt chỉ chịu trách nhiệm việc “phục vụ tại phòng”. Vì lợi nhuận đối với thức uống có cồn cao thành thử khách sạn còn thành lập một bộ phận riêng để phục vụ và bán đồ giải khát có cồn.
hầu hết hội nghị có tầm vóc và những buổi tiệc tùng , đãi v.v… thường được tổ chức tại các khách sạn Có sẵn loại dịch vụ.
Một hội nghị , theo đúng chương trình , thường sử dụng các phòng họp để tổ chức chuyên đề bao hàm và những công cụ lớn khác cho các buổi đại tiệc. Cũng có khi khách chỉ cần tổ chức những buổi tiệc nhỏ , cưới hoặc các cuộc họp của giới kinh doanh v.v… do đó , khách sạn phải sẵn sàng để phục vụ mọi đề nghị của khách.
lần cuối , việc lau chùi , vệ sinh ở bộ phận nhà hàng và quầy uống , lau rửa chén đĩa được giao cho một đơn vị làm gọi là bộ phận “quản lý các vật dụng nhà bếp”.
Về mặt tổ chức của bộ phận nhà hàng và quầy uống cấn quan hoài đến hai yếu tố:
1. Sự khác biệt về chuyên môn trong từng bộ phận nhỏ.
2. Sự phụ thuộc lẫn nhau của các đơn vị.
Sau đây là một số khác biệt về kỹ năng chuyên môn ở bộ phận nhà hàng và quầy uống: Tổ “quản lý vật dụng bếp” phải có kỹ năng về gác canh sắp xếp.
Kỹ năng tiếp xúc với khách rất cần thiết đối với công chức phục vụ nhà hàng.
Bộ phận phục vụ hội nghị và “tổ chức tiệc” phải biết tổ chức và biết toan tính về hiệu quả của công việc.
Quản đốc “quầy uống” phải biết rà soát và có trách nhiệm với công việc.
mặc dầu có sự chuyên môn hóa cao trong công việc ở các bộ phận nhỏ , nhưng phải có sự hiệp tác và kết hợp liên tục giữa các bộ phận này thì mới có thể thực hành có hiệu quả được.
Một hội nghị đãi chẳng thể nào tổ chức được nếu không có những gắng gỏl của tổ phục vụ hội nghị và tổ phục vụ “chiêu đãi tiệc” cùng với nhà bếp , các quầy rượu và tổ “quản lý các vật dụng nhà bếp” v.v…
Cũng như bộ phận phòng , mối liên tưởng giữa các hình thái phụ thuộc , liên tục và tương hỗ tồn tại trong nhiều khâu chức năng khác nhau là rất không đơn giản trong bộ phận nhà hàng & quầy uống. Đó là một gánh nặng đối với các quản đốc và cả đối với công chức trong việc điều phối ở bộ phận này.
C. Thương mại & Tiếp thị:
Bộ phận này thường nhỏ nên việc điều phối trong nội bộ dễ dàng hơn. Bộ phận này lại ít giao tế với hoạt động hàng ngày của các bộ phận khác. Tuy nhiên , sự phân việc cho các công chức điều hành tổ tiếp thị thường dựa trên các loại khách hàng mà khách sạn đang gắng gỏl chào mời cuốn hút. Các trưởng điều hành thương mại đôi khi cũng được chia thành các tổ nhỏ dựa trên các vùng địa lý nhà nước. Tuy vậy , các công chức tiếp thị và thương mại làm việc độc lập trong phần th? trý?ng được phân việc , do đó ít có vấn đề trong nội bộ.
D. Ba ngôi gồm Thiên sự:
Bộ phận nhân sự không phụ thuộc khách hàng , không dính gì đến kinh doanh nhưng nó đóng một vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có hiệu quả. Bộ phận nhân sự được chia thành ba bộ phận chức năng nhỏ hơn: khâu mộ người công chức , khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi. Giám đốc nhân sự được xem như chuyên gia về luật lao động của nhà nước , có thể làm công tác cố vấn cho giám đốc các bộ phận khác về vấn đề này. Mặc dầu ba đơn vị chức năng nhỏ trên có mối liên tưởng với nhau , nhưng không có vấn đề nan giải trong các hình thái phụ thuộc dây chuyền. Có nhiều trở ngại hoặc thiếu thốn của bộ phận nhân sự phát sinh khi nó tác động vào các bộ phận khác trong khách sạn.
chả hạn mặc dầu bộ phận nhân sự mộ người , phỏng vấn và sàng lọc các công chức có triển vọng , nhưng quyết định thuê công chức lại nằm trong các bộ phận tiếp nhận. Cũng giống như vậy quyết định thăng cấp hoặc kỷ luật , sự đóng góp của bộ phận nhân sự chỉ được Phạm vi trong khuôn khổ cố vấn hoặc diễn giải các vấn đề mang tính pháp lý. Hiệu quả của bộ phận nhân sự tùy thuộc phần lớn vào khả năng của Giám đốc các bộ phận khác.
E. Bộ phận kế toán:
bộ phận kế toán thực hành hai chức năng “Cố vấn” và “Điều hành” trực tiếp. Vai trò truyền thống của bộ phận kế toán ghi chép lại các giao du về tài chính , để sẵn và diễn giải các bản báo cáo định kỳ về các Cuối cùng hoạt động đạt được. Nhiệm vụ luôn luôn bao gồm việc chuẩn bảng lương , kế toán thu và kế toán chi. Công năng này là nhiệm vụ của người trưởng phụ tá rà soát tài chánh. Ngoại giả bộ phận kế toán còn có chức năng liên tưởng đến các lĩnh vực khác của khách sạn: Đó là kế toán giá thành và rà soát các phí tổn của tất hoạt động trong khách sạn. Thực tiễn , công việc này là của bộ phận rà soát phí tổn & giá thành hơn là bộ phận kế toán. Hai khu vực mà bộ phận nhà hàng & quầy uống.
Tổ thu ngân ( cashier ) ở bộ phận tiền sảnh ( front-office ) của bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt tất thảy việc thu tiền , tính tiền vào trương mục của khách. Mỗi ngày công chức kiểm toán ca đêm phải kiểm tra , vào sổ tất thảy các hóa đơn tiêu & mua hàng của khách ở bộ phận khác nhau của khách sạn. Mặc dầu những công chức này làm việc tại bàn tiếp tân nhưng nhiệm vụ là thâu ngân bằng cách tiếp xúc với khách hàng để thu tiền , vì họ là công chức của bộ phận kế toán nên phải báo cáo công tác lên người trợ lý rà soát các quầy thu.
Bộ phận kế toán cũng có mối giao tế với các hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Địa ngục rà soát giá và thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống đều làm việc trong bộ phận kế toán , họ theo dõi các doanh số lẫn phí tổn của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống báo cáo lên người trợ lý rà soát các quầy thu. Rà soát viên giá thành trong bộ phận nhà hàng & quầy uống là rõ ràng tính xác thực và hợp lý của tất thảy các khoảng doanh số từ nhà hàng & quầy uống. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt và viết báo cáo hàng ngày các khoảng phí tổn về thực phẩm và thức ăn được sử dụng. Trong nhiều trường hợp , bộ phận kế toán cũng chịu trách nhiệm thiết kế hệ thống giao thông rà soát và Xếp đặt khắp khách sạn cửa lò.
Qua trình diễn.# trên , bộ phận kế toán chỉ là một đơn vị bị động được gắn liền với việc lưu giữ tài liệu kế toán hàng ngày. Thực ra nó gắn liền hoạt động với hai bộ phận phòng và nhà hàng & quầy uống. Ngoại giả , bộ phận kế toán còn có trách nhiệm đối với hệ thống giao thông báo cáo quản lý trong toàn khách sạn.
Hai điểm cuối về trách nhiệm của kế toán cần được nêu là:
- Bộ phận kế toán đảm trách việc ngày công và báo cáo hầu hết các bản báo cáo tài chính và hoạt động doanh số của khách sạn. Qua chức năng này , nó đóng một vai trò tư vấn quan trọng cho toàn khách sạn bằng cách cung cấp các dữ kiện cho việc đưa ra các quyết định để sẵn ngân sách.
Khách sạn cửa lò